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Du lundi au vendredi de 9h à 18h

ENGAGEMENTS AUPRES DES COLLECTIVITES PARTENAIRES

Respect des conditions générales de la collectivité

Nous nous engageons à nous conformer en tous points aux directives et procédures de la collectivité en matière de relations administratives, de communication, de logistique et de relations avec les représentants de cette collectivités ou ses ayants-droits.

 

Relations administratives

Nous nous engageons à respecter les exigences de la collectivité en matière de :

  1. gestion des inscriptions (délais, fiches d’inscriptions, participations familiales,…)
  2. gestion des convocations et informations pré-départ (envoi vers les familles et/ou vers la collectivité)
  3. communication des pièces administratives (agréments, projets pédagogiques, déclarations de séjour, listes d’encadrement, copies des diplômes,…)
  4. facturation et administration post-séjours (modalités, attestations de présence,…)

Si besoin, nous disposons de documents (fiches d’inscriptions,…) et de procédures qui vous aideront dans votre démarche et notre collaboration.

 

Communications

Nous mettons en œuvre une relation étroite avec les représentants de la collectivité. Cette relation est valable avant, pendant et après le séjour.

o   Durant toute la phase préparatoire du séjour, un interlocuteur privilégié est en charge à l’ADP Juniors du suivi des demandes de la collectivité

o   Pendant les séjours:

·       En dehors des heures de bureau, un numéro d’astreinte 06 04 59 27 27 est mis en place 7j/7j et 24h/24h.

·       Les services de la collectivité pourront être prévenus par SMS de la bonne arrivée des groupes.

·       Les équipes éducatives s’engagent à donner régulièrement des nouvelles aux représentants de la collectivité.

·       nous pouvons accueillir une visite des représentants des collectivités durant les séjours dans le cadre d’une démarche qualité

·       En cas de problème important (accident, comportement,…), les services seront prévenus sans délais.

·       La collectivité sera informée par écrit des éventuelles modifications des conditions de séjours prévues initialement.

·       Toute décision de rapatriement sera prise conjointement entre l’ADP Juniors et la collectivité.

o   A l’issue des séjours, nous nous engageons à transmettre à la collectivité un bilan écrit général du séjour, à participer à toute réunion de bilan

Nous nous engageons à transmettre à la collectivité ainsi qu’aux parents toutes les informations ou documents nécessaires à la bonne préparation du séjour et à la communication (photos, trousseau, informations pratiques, lettre du directeur, codes du blog informatiques, convocations,…). Nous nous engageons également à répondre à toutes les demandes de réunions (forum d’inscription, réunion de présentation des séjours, réunion bilan,…)

Si besoin, nous pouvons vous aider élaborer votre campagne d’informations à destination des familles et vous fournir les éléments nécessaires (textes, photos,…)